Privacyverklaring

Wie zijn wij

Sofia is een dienst van Arkhe B.V., Jaap Speyerstraat 48, 1087 MK Amsterdam, Nederland (KvK 51507188). Arkhe B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring staat beschreven.

Welke gegevens

Als je de website bezoekt

• Geen cookies en geen scripts of diensten van derden op de website.
• Onze server houdt een technisch logboek en een anonieme, cookievrije campagneteller bij: tijdstip, opgevraagde pagina, statuscode en eventuele campagneparameters uit de link (zoals utm_*) met een tijdelijke sessiecode om te meten via welke advertentie een gesprek op WhatsApp of wachtlijst-aanmelding binnenkomt. Je IP-adres en browsergegevens slaan we daarin niet op.

Als je je aanmeldt voor de wachtlijst

• Je e-mailadres, en als je die invult je bedrijfsnaam, de taal van de pagina en het tijdstip van aanmelding.

Als je Sofia gebruikt via WhatsApp

• Je telefoonnummer, je naam zoals die in WhatsApp staat en de berichten die je met Sofia uitwisselt. Spraakberichten worden niet omgezet of beluisterd.
• De gegevens van je Google-bedrijfsprofiel die Sofia voor je beheert: bedrijfsnaam, adres, openingstijden, foto's, berichten, reviews en de reacties daarop.
• Reviews op Google bevatten de naam die de reviewer daar zelf openbaar heeft gemaakt. Die naam sturen we niet naar het AI-model; Sofia schrijft een reactie zonder naam en de naam wordt pas bij het plaatsen ingevuld.
• Gegevens voor betaling en facturen: bedrijfsnaam, adres en btw-nummer als je die opgeeft, en de status van je betalingen.

Waarvoor

• Wachtlijst: om je te mailen zodra Sofia voor jou beschikbaar is. Grondslag: jouw toestemming. Je kunt die altijd intrekken.
• De dienst Sofia: om je berichten te beantwoorden en je Google-bedrijfsprofiel te beheren zoals je vraagt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Betaling en facturen: om te factureren en onze administratie te voeren. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Beveiliging: om misbruik van de website en de dienst te voorkomen, bijvoorbeeld door het aantal aanvragen te beperken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. AI-modellen worden met jouw gegevens niet getraind.

Gegevens van Google

Als je je Google-bedrijfsprofiel koppelt — via het toestemmingsscherm van Google (bereik business.manage) of door sofia@tellsofia.com als beheerder aan je profiel toe te voegen — geef je Sofia toegang tot het beheer van dat bedrijfsprofiel. Sofia krijgt geen toegang tot je Gmail, Drive of contacten.

• Wat we gebruiken: de gegevens van je bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, adres, openingstijden, foto's, berichten, reviews en de reacties daarop, en de statistieken van het profiel.
• Waarvoor: alleen om de functies te leveren die je in WhatsApp vraagt: reviews lezen en beantwoorden, je profiel bijwerken, foto's en berichten plaatsen en het maandrapport maken. Sofia plaatst niets zonder jouw OK en verwijdert nooit iets.
• AI: om een reactie voor te stellen, gaat de tekst van een review zonder de naam van de reviewer naar het AI-model in de EU (Amazon Bedrock, Frankfurt). Gegevens van Google worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Geen verkoop of reclame: we verkopen gegevens van Google niet, delen ze alleen met de verwerkers op deze pagina en gebruiken ze niet voor advertenties.
• Mensen: ons team bekijkt je Google-gegevens alleen als je daarom vraagt, voor de beveiliging of als de wet dat vereist.
• Intrekken: je kunt de toegang altijd intrekken via myaccount.google.com/permissions of door sofia@tellsofia.com als beheerder te verwijderen bij Mensen en toegang in je Google-bedrijfsprofiel. Daarna kan Sofia je profiel niet meer gebruiken; opgeslagen gegevens volgen de bewaartermijnen hieronder.

Sofia's gebruik en overdracht naar een andere app van informatie die van Google API's is ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Bewaartermijn

• Technisch logboek van de website: 14 dagen.
• Wachtlijst: tot je bent uitgenodigd en uiterlijk 12 maanden na aanmelding, of eerder als je dat vraagt.
• Gegevens van de dienst: zolang je Sofia gebruikt en tot 30 dagen na opzegging.
• Facturen en betalingsgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Verwerkers

We werken met deze partijen. Onze servers en het AI-model staan binnen de Europese Unie.

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): servers en opslag, in Duitsland.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg): het AI-model, via Amazon Bedrock in de EU-regio (Frankfurt). Verzoeken blijven binnen de EU en worden niet gelogd.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland): WhatsApp Business-platform. WhatsApp-berichten worden door Meta verwerkt en kunnen buiten de EU (in de Verenigde Staten) worden opgeslagen. Die doorgifte gebeurt rechtmatig onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Daarnaast werken we met partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor de gegevens die zij verwerken: Google Ireland Ltd., voor het beheer van je Google-bedrijfsprofiel via de Google-API, en onze bank bunq B.V., voor betalingen via iDEAL.

Arkhe Teknoloji Yatırımları A.Ş. (Turkije) ontwikkelt en beheert de software waarmee Sofia werkt. Dat gebeurt vanuit Turkije; je gegevens blijven opgeslagen op onze servers in Duitsland. Voor deze toegang van buiten de EU gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Meta en Google zijn onderdeel van concerns buiten de EU. Voor een eventuele doorgifte buiten de EU gelden de waarborgen van de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Toestemming kun je altijd intrekken. Stuur daarvoor een e-mail; we reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Arkhe B.V., Jaap Speyerstraat 48, 1087 MK Amsterdam, Nederland (KvK 51507188)
info@tellsofia.com